Wist je dat meer dan de helft van de faillissementen wordt veroorzaakt door niet betalende afnemers? Goed creditmanagement helpt je bij het krijgen van je geld. En dus ook met het voortbestaan van je bedrijf. Interpolis geeft negen handige tips.
Tip 1: Controleer je klant voordat je de overeenkomst of opdrachtbevestiging stuurt
Je wilt vooraf weten met wie je in zee gaat. Is je afnemer kredietwaardig? Is je contactpersoon bevoegd om de overeenkomst namens de klant met je aan te gaan? Doe je zaken met de juiste entiteit? Controleer dus een nieuwe klant zodra je in gesprek gaat. Dat kan via bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel.
Tip 2 : Hanteer algemene leverings- en betalingsvoorwaarden
Hanteer leverings- en betalingsvoorwaarden en neem daarover een bepaling op in de overeenkomst. Hierin geef je aan dat deze voorwaarden gelden en je andere voorwaarden uitdrukkelijk niet aanvaardt. Bij het aangaan van de overeenkomst overhandig je deze voorwaarden.
Laat de voorwaarden toetsen door een jurist. Of maak tegen een overzichtelijk bedrag gebruik van de Interpolis Voorwaarden Check. Deze is specifiek bedoeld voor zzp’ers en mkb’ers tot tien werknemers met particuliere klanten.
Tip 3: Maak gebruik van de Algemene Vervoerscondities
Vervoer je goederen? Of laat je goederen vervoeren binnen Nederland? Dan kun je de Algemene Vervoerscondities 2002 (AVC) hanteren als voorwaarden met betrekking tot het vervoer. Maak dan ook gebruik van een AVC-vrachtbrief. Ga na of de aansprakelijkheid van de vervoerder de lading dekt. In sommige gevallen kun je de lading beter apart verzekeren. Je verzekeraar kan je hierover adviseren.
Tip 4: Laat je afnemer tekenen voor ontvangst
En controleer of de persoon die tekent voor ontvangst daarvoor bevoegd is. Vraag ook om een firmastempel.
Tip 5: Factureer nooit later dan maximaal 5 dagen na levering van de goederen
En vermeld tenminste de volgende gegevens op je factuur:
- je eigen naam, adres en telefoonnummer;
- de juiste naam en het adres van je afnemer en de contactpersoon;
- de vermelding van de aard en hoeveelheid van de geleverde goederen;
- de prijs, exclusief en inclusief btw, in de juiste valuta;
- de overeengekomen betaaltermijn;
- je bankrekeningnummer, IBAN en BIC-code.
Op de achterzijde van je factuur kun je eventueel je voorwaarden afdrukken.
Tip 6: Bel voor de vervaltermijn van je factuur naar je afnemer
Vraag, al dan niet via je commerciële afdeling, of de goederen en de factuur in goede orde zijn ontvangen. Je toont hiermee interesse. Ook voorkom je hiermee dat je afnemer te laat aangeeft niet tevreden te zijn met de levering. Vraag ook gerust aan je afnemer of hij op tijd wil betalen.
Tip 7: Zorg voor goed debiteurenbeheer
Bel je klant als hij niet op tijd betaalt en stuur je afnemer in ieder geval de volgende zaken toe:
Een schriftelijke herinnering: Noem hierin een redelijke termijn om alsnog te betalen (een week).
Een schriftelijke aanmaning: Stel hierin een duidelijke korte termijn. Benoem de datum waarop het geld op je bankrekening moet staan. En vermeld de kosten die verbonden zijn aan niet tijdig betalen. Denk hierbij aan incassokosten en rentekosten.
Een schriftelijke ingebrekestelling: Tref je een betalingsregeling met je afnemer? Maak dan duidelijke afspraken en schenk daarbij aandacht aan het volgende:
Stuur een schriftelijke bevestiging van de gemaakte afspraken. Benoem daarin:
- het totaalbedrag van de regeling;
- de termijnbedragen;
- de data waarop je de betaling moet hebben ontvangen;
- je bankrekeningnummer.
- Is je afnemer in staat om de regeling na te komen? Of staat hij op het randje van faillissement? Neem dit mee in je overweging.
- Informeer je kredietverzekeraar. Een betalingsregeling met je afnemer kan gevolgen hebben voor de dekking van de kredietverzekeringspolis. Controleer dit en handel hiernaar.
Tip 8: Beschrijf je creditmanagementprocedure en zorg voor bekendheid ervan binnen je organisatie
Laat je creditmanagement deel uitmaken van afspraken met andere afdelingen. Taken en verantwoordelijkheden van personen of afdelingen zijn dan duidelijk voor iedereen. Stel duidelijke termijnen aan de opeenvolgende acties en maak mensen verantwoordelijk. Evalueer periodiek of de procedure en de toepassing ervan nog voldoen aan de wensen van de organisatie.
Tip 9: Stel ambitieuze doelen aan uw organisatie
Goed creditmanagement wordt onderschat. Hierdoor loop je onnodig risico. Stel jezelf daarom ambitieuze doelstellingen. Meet deze periodiek en stuur waar nodig bij. Voorbeelden van doelstellingen waarmee je direct aan de slag kunt zijn:
- Verlaag de DSO (Days sales outstanding) met een x-aantal dagen binnen een bepaalde termijn
- Weet wat de gemiddelde DSO in je branche is en vergelijk je daarmee
- Verlaag het aantal dubieuze debiteuren en het bedrag aan afschrijvingen wegens niet inbare vorderingen
- Zorg voor een gezonde spreiding van je omzet onder meerdere afnemers
Deze tips worden je aangeboden door Interpolis, partnerexpert van Z24. Meer waardevolle informatie over debiteurenbeheer vind je hier.
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl